Synchroniser Google Calendar ou Outlook avec ses réservations, sans double rendez-vous
Un agenda perso, un agenda pro, un cahier : le double rendez-vous finit toujours par arriver. La synchronisation dans les deux sens règle ça, à condition de comprendre ce qu'elle fait et ne fait pas.
Par Robin Couet, fondateur de start-win et de sanordv
Le scénario classique : mardi 15 h, une réservation en ligne. Mardi 15 h aussi, le rendez-vous chez le dentiste que vous aviez noté dans Google Agenda. Vous vous en apercevez lundi soir, vous décalez le client, il comprend, mais il n'a pas aimé.
La synchronisation d'agenda existe pour ça. Elle marche dans les deux sens, et c'est le point qu'il faut comprendre.
Les deux sens de la synchronisation
Sens un : ce qui est dans votre agenda Google ou Outlook bloque vos créneaux en ligne. Le dentiste de mardi 15 h, la formation de jeudi, le déjeuner avec votre sœur. Tant que l'événement occupe une plage, personne ne peut réserver dessus. Vous n'avez rien à ressaisir.
Sens deux : chaque réservation prise sur SanoRDV apparaît dans votre agenda, avec le nom du client et la prestation. Vous ouvrez Google Agenda sur votre téléphone et vous voyez votre journée complète, cabinet et vie perso confondus.
Ce qu'elle ne fait pas
- Elle ne crée pas vos disponibilités. Un agenda vide de 8 h à 20 h ne veut pas dire que vous recevez de 8 h à 20 h : vos plages d'accueil se règlent dans SanoRDV.
- Elle ne lit pas les événements marqués « Disponible » (par opposition à « Occupé ») dans Google Agenda. Un anniversaire en journée entière, par exemple, ne bloque rien.
- Elle ne remplace pas le temps de battement. Deux séances qui se suivent à la minute restent possibles si vous ne l'avez pas réglé.
Brancher Google Calendar
- Dans SanoRDV, ouvrez Intégrations, puis Google Calendar.
- Connectez votre compte Google. SanoRDV demande uniquement l'accès aux événements du calendrier et à votre adresse e-mail.
- Choisissez l'agenda à synchroniser si vous en avez plusieurs (« Cabinet » plutôt que « Famille », par exemple).
- Vérifiez : créez un événement « test » dans Google Agenda sur un créneau libre, puis regardez le widget. Le créneau doit avoir disparu.
Brancher Outlook
Même principe, avec un compte Microsoft (Outlook.com ou Microsoft 365). La connexion se fait depuis le même onglet Intégrations. Si votre agenda pro est géré par un employeur (cas des praticiens qui exercent aussi en salariat), l'administrateur peut bloquer la connexion : dans ce cas, utilisez un agenda personnel.
Trois réglages qui évitent les surprises
- Marquez vos événements personnels en « Occupé », sinon ils ne bloquent rien.
- Un seul agenda synchronisé. Deux agendas, c'est deux fois plus de chances d'oublier lequel fait foi.
- Ajoutez un temps de battement après séance dans SanoRDV. C'est lui qui empêche les enchaînements sans pause, pas la synchronisation.
Une fois branchée, la synchronisation se fait oublier. C'est le but. Le seul moment où vous y repenserez, c'est quand un confrère vous racontera son double rendez-vous.
Questions fréquentes
- Mes clients voient-ils les événements de mon agenda personnel ?
- Non. Le widget affiche seulement les créneaux libres. Le contenu de vos événements Google ou Outlook n'est jamais montré.
- Puis-je synchroniser Google et Outlook en même temps ?
- Les deux connexions existent. Pour éviter les contradictions, gardez un seul agenda comme référence, celui que vous tenez vraiment à jour, et synchronisez celui-là.
- Que se passe-t-il si je supprime un rendez-vous dans Google Agenda ?
- Le rendez-vous reste dans SanoRDV et le client n'est pas prévenu. Pour annuler proprement, annulez depuis SanoRDV, qui envoie la notification au client.
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