Organiser un atelier de groupe avec inscription en ligne : places, paiement, rappels
Douze inscrits par message privé, trois qui ne viennent pas, un qui n'a pas payé. Un atelier se gère comme un événement à date fixe, avec une jauge et un paiement à l'inscription.
Par Robin Couet, fondateur de start-win et de sanordv
Une sophrologue lance un atelier sommeil, le jeudi à 19 h, huit places. Elle l'annonce sur Instagram. Les inscriptions arrivent en message privé, par SMS, par mail, une par téléphone. Elle tient la liste dans ses notes. Le jeudi, cinq personnes viennent : deux ont oublié, une avait « juste demandé des infos ». Et une des cinq n'a pas réglé.
Ce n'est pas un problème de communication, c'est un problème d'outil. Un atelier est un événement à date fixe avec un nombre de places. Ça se gère comme tel.
Ce qu'il faut décider avant d'ouvrir les inscriptions
- La jauge : le nombre de places réel, pas le nombre idéal. Une fois atteint, les inscriptions se ferment seules.
- Le paiement : gratuit, acompte, ou paiement complet à l'inscription. Pour un atelier payant, le paiement complet à l'inscription évite les « je te réglerai sur place ».
- La règle d'annulation : jusqu'à quand une place peut être libérée, et si elle est remboursée.
- Ce que reçoit l'inscrit : confirmation immédiate, rappel la veille, et les informations pratiques (adresse, tenue, matériel).
Créer l'atelier dans SanoRDV
- Dans Événements, créez un nouvel événement : titre, description, date et heure, durée.
- Indiquez le lieu (le cabinet, une salle louée, ou en visio) et le nombre de places.
- Réglez le prix et le mode de paiement : rien, acompte, ou paiement complet par Stripe ou PayPal.
- Ajoutez une image si vous en avez une : elle s'affiche sur la page d'inscription et facilite le partage.
- Récupérez le lien de l'événement et partagez-le : Instagram, fiche Google, e-mail à vos clients.
Ce qui se passe ensuite, sans vous
Chaque inscrit reçoit une confirmation par e-mail et par SMS. La veille, un rappel SMS. Quand la jauge est atteinte, la page indique que c'est complet. Vous voyez la liste des inscrits dans votre tableau de bord, avec le statut du paiement, et vous pouvez rembourser en un clic si vous annulez l'atelier.
Trois erreurs fréquentes
- Ouvrir les inscriptions trop tôt. Un atelier annoncé six semaines à l'avance se remplit lentement et s'oublie. Trois semaines, avec un rappel une semaine avant, marche mieux.
- Rendre l'atelier gratuit « pour remplir ». Gratuit, on s'inscrit et on ne vient pas. Même 10 € changent le comportement.
- Oublier les informations pratiques dans la confirmation. « Tenue souple, tapis fourni, entrée par la cour » évite dix messages la veille.
Ateliers récurrents
Un atelier mensuel se crée comme une série d'événements distincts, un par date. C'est un peu plus long la première fois, mais chaque date garde sa jauge et sa liste d'inscrits, ce qui évite les confusions. Dupliquer l'événement précédent prend une minute.
Le jour de l'atelier, ouvrez la liste des inscrits sur votre téléphone pour faire l'appel. Le mois suivant, vous saurez qui inviter en premier.
Questions fréquentes
- Que se passe-t-il quand l'atelier est complet ?
- La page d'inscription indique que l'événement est complet et n'accepte plus d'inscription. Vous pouvez augmenter la jauge si vous trouvez une salle plus grande.
- Puis-je rembourser tous les inscrits si j'annule ?
- Oui, inscrit par inscrit, en un clic chacun, depuis la liste de l'événement. Le remboursement passe par Stripe ou PayPal selon le mode de paiement utilisé.
- Un atelier peut-il être gratuit ?
- Oui. Dans ce cas, l'inscription se fait sans paiement, mais les confirmations et rappels sont envoyés de la même façon.
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