Rappel SMS de rendez-vous : quel délai, quel texte, et 6 exemples à copier
Le rappel SMS est le geste le plus rentable d'un cabinet. Encore faut-il l'envoyer au bon moment, avec le bon texte, et sans se tromper sur les règles. Exemples inclus.
Par Robin Couet, fondateur de start-win et de sanordv
Un SMS est lu. Presque toujours, presque tout de suite. C'est ce qui en fait le meilleur rappel de rendez-vous qui existe, loin devant l'e-mail. Le reste, délai, texte, règles, se règle en dix minutes une fois pour toutes.
Quand l'envoyer
La veille, en fin d'après-midi ou en début de soirée. La personne rentre du travail, regarde son téléphone, et note mentalement le rendez-vous du lendemain. Un SMS envoyé à 7 h du matin est lu aussi, mais oublié dans la journée. Un SMS envoyé à 22 h agace.
Pour les séances longues ou prises très à l'avance, un second rappel à 7 jours a un autre rôle : donner le temps de déplacer. Entre les deux, inutile d'en rajouter. Trois SMS pour un rendez-vous, c'est du harcèlement.
Ce qu'un bon rappel contient
- Le nom de votre cabinet ou le vôtre, en premier : la personne doit comprendre en deux mots qui écrit.
- Le jour en toutes lettres, la date et l'heure. « Jeudi 12 mars à 14 h 30 », pas « 12/03 14:30 ».
- Le lieu si vous en avez plusieurs, ou le lien de visio.
- Ce qu'il faut faire en cas d'empêchement : un lien, ou « répondez à ce message ».
- Rien d'autre. Pas le motif de la consultation, pas le prix, pas de promotion.
Six exemples de rappels
Le premier est le texte que SanoRDV envoie automatiquement. Les suivants sont des variantes, selon le ton de votre cabinet, à utiliser si vous envoyez vos rappels à la main ou avec un autre outil.
- Rappel : votre RDV avec Cabinet Dupont est prévu le jeudi 12 mars à 14 h 30. À demain !
- Bonjour, petit rappel de votre séance demain jeudi 12 mars à 14 h 30 au cabinet, 4 rue des Lilas. Marie Dupont, sophrologue.
- Votre séance de réflexologie a lieu demain à 10 h. En cas d'empêchement, merci de me prévenir avant ce soir. Claire.
- Rappel : consultation en visio demain à 18 h. Lien de connexion : [lien]. Pensez à un endroit calme. Julien, hypnothérapeute.
- Bonjour Paul, votre bilan de naturopathie est prévu lundi 16 mars à 9 h, comptez 1 h 30. Le questionnaire envoyé par e-mail est à remplir avant. À lundi.
- Rappel de l'atelier « Sommeil » de jeudi 19 h, salle municipale, 8 places. Tenue confortable. Sophie.
Les règles à connaître
Un rappel de rendez-vous est un message de service, pas de la prospection commerciale. Vous n'avez pas besoin d'un consentement marketing pour l'envoyer à quelqu'un qui a réservé chez vous. Deux conditions quand même : le numéro a été donné pour ça (le formulaire de réservation le dit), et votre politique de confidentialité mentionne l'usage. Le jour où vous voulez envoyer une offre de rentrée par SMS, en revanche, c'est de la prospection, et il faut un accord préalable.
Sur le contenu : évitez d'écrire le motif de la séance. « Rappel de votre séance d'hypnose pour l'arrêt du tabac » sur un téléphone posé sur la table du dîner, ce n'est pas à vous de décider qui le lit.
Combien ça coûte
Chez la plupart des outils, les SMS se paient à part : des packs de 100 ou 500 SMS, entre 5 et 10 centimes l'unité, parfois plus. Vingt rendez-vous par semaine avec un rappel chacun, c'est 1 000 SMS par an, soit 50 à 100 € en plus de l'abonnement. Dans SanoRDV, les SMS de confirmation et de rappel sont compris dans les 10 € mensuels. C'est la raison pour laquelle on n'a pas de pack à vendre.
L'activer dans SanoRDV
Le rappel SMS à J-1 est un modèle de flux de travail à activer d'un clic. Vous pouvez en ajouter un à J-7, choisir SMS ou e-mail pour chacun, être vous-même prévenu par SMS de chaque réservation, et limiter chaque rappel à certaines prestations. Tout ça depuis l'onglet Flux de travail, sans rien coder.
Questions fréquentes
- Faut-il le consentement du client pour lui envoyer un rappel par SMS ?
- Non : un rappel de rendez-vous est un message de service lié à une réservation. Le numéro doit avoir été collecté pour ça et l'usage indiqué dans votre politique de confidentialité. Une offre commerciale par SMS, elle, demande un accord préalable.
- Le client peut-il répondre au SMS de rappel ?
- Ça dépend de l'outil. Le SMS de SanoRDV n'attend pas de réponse : pour annuler ou déplacer, le client utilise le lien de son e-mail de confirmation, ou contacte le cabinet directement.
- Combien de rappels envoyer pour un même rendez-vous ?
- Un la veille dans la plupart des cas. Un second à 7 jours pour les séances longues ou réservées loin à l'avance. Pas davantage.
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